イベント運営の効率化が可能に
NPOなら、説明会や上映会、シンポジウム等、各イベントを運営される場合もあるかと思われます。
イベント運営にあたり、Googleドキュメント等を活用するのが一般的ですよね。
- イベント申込フォームを設置する
- メールアドレスをコピペしGメール等でメール送信する
そんな業務は、セールスフォースを活用すれば格段に楽になります。
どんなふうに楽になるか、以下でご紹介します。
フォームを設置し自動的にセールスフォースに情報を保存する
セールスフォース導入で最も使える無料機能として、「web to リード」という機能があります。
公式サイト等に設置したフォームに入力すれば、入力された情報が自動的にセールスフォースに保存されます。
上記はGoogleフォームと概ね同じ機能ですが、保存先がセールスフォースになる点が異なり、イベント運営の後工程が楽になるのがメリットです。
返信メールを自動返信にして工程を省ける
web to リードのフォームに入力された時点で、フォーム記入者にお礼メールを送り、同時に事務局へも入力された事を通知する設定ができます。
参加者一覧リストを作成しメール送信ができる
web to リードで申込みがあった情報は、セールスフォースでリスト化して、閲覧することができます。
予めセールスフォースで「イベントステータス」等、申込状況を表す項目を設定し、リストに表示されるよう設定すれば、以下のように、進捗状況などが、組織内のだれもが確認できるようになります。
上記リストを元に、予めメールテンプレートを作成しておけば、メールを送りたい人だけにチェックを入れて、テンプレートで一括送信ができます。
例えば、以下のような場面で送るメールテンプレートを作成すれば、コピペする必要なく、メールが送信できます。
- 申込み時のお礼
- イベント開催1週間前のリマインド
- 当日参加お礼
- アンケート
取材、講演依頼等の問合せ対応の効率化が可能に
ホームページに問合せたフォームからの回答を1件1件、メールで回答＆過去のやりとりはメールで検索しないと分からないという状況はありませんか？
セールスフォースを活用すれば、各種問合せ対応も楽になります。
問合せ者の属性を整理し管理すべき項目を検討する
NPOへは様々な問合せがあると思いますが、大別すると以下のようなものが多いのではないでしょうか。
- NPOが提供するサービス利用に関する問合せ
- 寄付に関する問合せ
- 取材、講演に関する問合せ
上記の場合、問合せする方の属性は異なり、問合せしたい項目も異なりますので、セールスフォースに、どんな人からどんな問合せがくるのか、そのために必要な項目が何かを、まず整理します。
セールスフォースに項目を用意する
上記で整理した項目を、セールスフォースで受けて管理できるよう、項目の設定を行います。
項目の種類は、テキスト型、選択型（プルダウンで選択できる）、日付型（カレンダーから日付を選べる事）等、様々な形式で設定できるので、利用者の入力負荷及びNPO側の管理負荷を同時に軽減して項目が設置できます。
適切なフォーム設置で必要情報を効率的に収集が可能に
上記項目を、イベント運営でも紹介した機能を活用してサイトの問合せページにフォームを設置します。
例えば、講演の依頼をしたい人に対して、以下のような項目を設置します。
- 講演テーマ
- 講演希望日
- どこで当NPOを知りましたか？→フェイスブック、メディア掲載、口コミ等をプルダウンで選択
以上の工程で問合せフォームを設置すれば、何度もメールで問合せ者とやりとりする必要がなくなり、誰もが同じ情報を閲覧できるが、セールスフォースの便利な所です。
取材問合せ者を管理＆ストックすればプレスリリース等も一斉配信可能に
都度セールスフォースで取材問合せ者が分かるように管理しておけば、取材問合せ者もリスト化＆一斉メールを配信して、過去取材者から再度取材の機会をいただき、活動を広めるような事が可能です。
新しい事業を開始した時、時事ネタと自団体の事業の関連性が高まった時等のチャンスを最大化するのに、セールスフォースは役に立ちます。
送付物発送負担軽減や誤送防止が可能に
領収書等を発送する場合、エクセルとワードを連携、住所等が印刷されたラベルを封筒に貼り、個人情報記載の中身と一致させ、誤送のないように慎重に発送業務を経験されることが、NPO職員やファンドレイザーならあるかと思います。
そんな発送業務も、セールスフォースと窓開き封筒を組み合わせさえすれば、業務負荷軽減と誤送防止の両立が実現できます！
送付対象者をリストで一括表示が可能に
セールスフォースで送付対象者を適切に管理できていれば、発送物を送りたい人だけを抽出し、リスト化を行うことができます。
リストは、郵便番号、住所、名前等、自由に必要項目を出力でき、セールスフォースを使えば、エクセルを使わなくても送付対象者のリストが容易に作成できます。
個人情報だけ可変するテンプレートが保存できる
例えば、領収書は、個人情報が反映される箇所と、同一テンプレートが反映される箇所の2つで構成されているかと思います。
そんなドキュメントをセールフォースに一定の条件で設定し、上記で作成したリストを併せて活用すれば、個人情報部分だけを可変させ、同一テンプレートで複数枚印刷することができます。（個人情報部分が封筒の窓開き部分に重なり印刷されるよう調整します）
ラベルシールを貼る必要がなく発送が可能に
上記工程で作成されたドキュメントを窓開き封筒に封入すれば、ラベル印刷貼り付けの工程が省略でき、かつ、誤って個人情報が流出することも防げるので、安心です。
まとめ
NPOにとって必要な業務を効率化するうえで、セールスフォースは非常に便利なツールです。
上記をどうすれば導入し運用できるかは、団体の状況により異なり、導入するための初期設定等が最も大きなハードルではありますが、そこを乗り越えてセールスフォースを導入するメリットは十分あります。
この記事が、セールスフォースの導入可否を判断したり、セールスフォースを勉強するきっかけになれば嬉しいです。
